Peralatan Kantor yang Harus Ada di Meja Sekretaris

Oktober 30, 2017
Sekretaris merupakan jabatan yang vital dalam sebuah management. Melalui sekretaris yang tanggap dan cekatan, semua agenda penting tak terlewat oleh manager atau pelaksana perusahaan. Demikian juga dengan point-point yang telah dirumuskan dalam rapat bisa tercatat da terbukukan dengan baik. Sekretaris juga sebagai manager atasannya yang mengatur jadwal kerja sang atasan yang sering kali karena kesibukannya tak sempat mencatat agendanya sendiri. Karena pekerjaan sekretaris yang kerap kali berhubungan dengan catat-mencatat, maka harus selalu ada peralatan kantor yang siap di meja atau di tas sekretaris.

Meski saat ini sudah memasuki era digital dimana semua hal sekarang dikerjakan dengan sistem komputerisasi, sekretaris tetap memerlukan sebuah kertas dan pena untuk menulis secara langsung apa-apa yang menurutnya penting untuk dicatat. Menggunakan laptop atau notebook memang bisa dilakukan namun tak seefisien penggunaan kertas note dan pensil. Notebook akan memerlukan meja sebagai alas dan juga listrik jika notebook tersebut sedang dalam keadaan lemah daya. Sedangkan dengan book note dan pensil, si sekretaris bisa menulis dengan leluasa point-point yang penting untuk tugasnya.

Dari uraian di atas, jika Anda adalah seorang sekretaris maka pasti menyadari pentingnya ketersediaan peralatan tulis menulis yang selalu siap di meja dan perlunya membawa peralatan tersebut kemana saja dalam agenda kerja.

Apa saja peralatan kantor yang wajib ada di meja sekretaris dan juga wajib dibawa kemanapun dia pergi untuk urusan kerja? Berikut ini adalah daftar peralatan tersebut:
  • Book note.
Book note bisa berupa agenda atau kertas memo yang digunakan untuk mencatat point penting dalam rapat maupun agenda atasan dan dirinya sendiri untuk nantinya dilaporkan dan dikerjakan. Agenda juga penting untuk dimiliki guna mencatat waktu-waktu penting yang memiliki kegiatan rutin di dalamnya seperti ulang tahun perusahaan, ulang tahun perusahaan partner dan sebagainya. Anda bisa membeli buku agenda yang beraneka ragam jenisnya di situs belanja online terpercaya sehingga bisa memiliki satu agenda yang dapat diandalkan.
  • Bolpoint/pena/pensil warna.
Tentu saja kegunaan bolpoint adalah untuk menulis namun bukan hanya itu saja. Bolpoint warna juga bisa digunakan sebagai pemberi tanda untuk laporan atau dokumen yang memiliki point-point penting di dalamnya. Seringkali sekretaris harus menyortir surat atau dokumen yang akan dibaca oleh atasan agar atasan tak perlu membacanya dari awal. Point-point penting cukup digaris bawahi oleh sekretaris menggunakan pensil warna sehingga bisa menghemat waktu atasan untuk mengerti maksud dari laporan atau dokumen tersebut.
  • Alas kertas.
Seringkali seorang sekretaris mengikuti atasannya untuk melakukan kontrol maupun sidak di lapangan. Di sana tak jarang pekerjaan mencatat tetap ada meski tak disediakan meja khusus karena selalu berpindah lokasi dengan cepat. Untuk itu Anda sebagai sekretaris harus siap dengan alas atau papan kertas sebagai alas dalam menulis sehingga bisa menulis dalam keadaan berdiri atau tanpa meja. Sebaiknya papan alas tersebut memiliki tempat untuk kaitan pena agar pena tidak hilang atau mudah terlepas.

Ketiga peralatan kantor tersebut di atas harus selalu siap di meja sekretaris maupun di dalam tas kerjanya jika sewaktu-waktu ia harus meninggalkan kantor untuk urusan pekerjaan. Kesiapan sangatlah penting karena tugas sekretaris yang bisa saja mendadak untuk satu pekerjaan tertentu. Jangan sampai ketika ada catatan atau moment yang penting Anda terlupa membawa pena sehingga kebingungan untuk mencatat hal penting tersebut.

Artikel Terkait

Previous
Next Post »